Чек-лист фандрайзера. Как планировать мероприятия по сбору средств

НКО время от времени проводят мероприятия, нацеленные на сбор средств. Как же организовать такое важное событие на должном уровне, учитывая, что оно подразумевает огромный пласт предварительной организационной работы? Об этом и поговорим.

Семь раз отмерь — один отрежь

Всегда закладывайте достаточно времени на подготовку. Чем масштабнее мероприятие, тем больше времени нужно заложить. Большой фестиваль потребует больше подготовки, чем камерная встреча, но и её сложно качественно организовать за неделю или даже за пару недель.

В среднем на подготовку может уйти 1,5-2 месяца, а место мероприятия лучше бронировать минимум за 3 месяца: учитывайте, что подрядчики могут затянуть некоторые этапы производства по срокам, могут возникнуть проблемы с площадкой, кто-то из участников команды может заболеть и так далее — на решение подобных проблем точно потребуется дополнительное время, и лучше сразу его закладывать в планы.

Выбор даты

При выборе даты мероприятия по сбору средств важно учитывать сразу несколько аспектов:

📍Праздники

Помните, что на праздники многие предпочитают проводить время за городом или в мини-отпуске. В преддверии таких событий лучше поставить мероприятие до праздничных дат.

📍Сезонность и актуальные промежутки времени

Есть НКО, оказывающие узкоспециализированную помощь. В таких случаях нужно обязательно учитывать сезонность и актуальность выбранного промежутка времени. Приведём самый простой пример: вы помогаете восстанавливать леса, высаживаете деревья и хотите провести мероприятие по сбору денег с включением подобных активностей — очевидно, что в России высаживать деревья есть смысл не круглогодично.

Просматривайте особые даты: возможно существуют определённые дни, которые могут помочь вам с точки зрения сборов. К примеру, день борьбы с определенным заболеванием, День защиты детей и так далее. Но «опасность» этого фактора заключается в том, что планы на конкретную интересную дату могут быть не только у вас, так что постарайтесь не затеряться в толпе. Отсюда следующий пункт.

📍Доступность СМИ и блогеров в выбранные даты

При выборе даты проверяйте её на наличие более масштабные мероприятий. Если в вашем городе уже намечается крупное мероприятие, которое точно соберёт наибольшее количество представителей СМИ и блогеров, а на вашей площадке также подразумевается их присутствие, то лучше смените дату. Учитывайте и оптимальность того или иного дня недели с точки зрения посещения мероприятия: к примеру, понедельник — самый неудачный день для проведения какого-либо ивента, так как обычно он особенно загружен у представителей всех профессий.

Пропишите цели и поставьте KPI

Прежде чем вы вы перейдете к планированию мероприятия по сбору средств, стоит определить, к чему вы стремитесь.

Примерный список вопросов, который сможет помочь в формировании целей мероприятия по сбору средств:

- Каким образом проведение этого мероприятия улучшит состояние дел НКО? Учитывайте не только материальный аспект, но и репутационный фактор.

- Есть ли у НКО глобальное ключевое сообщение? Какое конкретное дело вы хотите продвигать в рамках глобальной миссии?

- Каковы ваши финансовые цели по сбору средств? Примерные сборы нужно планировать заранее. Чтобы определить, сколько вы должны собрать:

  • Оцените потребности. Сколько нужно вашей организации для выполнения конкретной задачи? Установите свою цель примерно на 30% выше, чем вам нужно.
  • Оцените способности. Просмотрите прошлые мероприятия и кампании по сбору средств, чтобы определить среднюю сумму, которую вы собирали ранее. Это необходимо для понимания реалистичной планки для сборов.
  • Налаживайте связи. Сбор денег — это только одно из преимуществ проведения мероприятий для НКО. Вы также должны стремиться встретиться со своими потенциальными донорами. Не забывайте звать на подобные мероприятия уже имеющихся доноров, это поможет поддержать с ними дружественную связь.

Тщательная подготовка

Допустим, вы выбрали удобную дату, заложили достаточно времени на подготовку мероприятия, определились с целями. Что же дальше?

Перед тем, как приступить к распределению работ, пропишите идею ивента, его сценарий, подумайте, какие дополнительные средства вам могут понадобиться — начиная от оборудования и заканчивая украшением столов. Сведите блоки в единый тайминг, распределите по времени подготовки — так вы сможете управлять всем процессом.

Затем посчитайте примерный бюджет на все желаемые опции, оптимизируйте его, включите в расходы блок по маркетингу (PR, работа с блогерами и селебрити, реклама и так далее). Учтите, что эффективным будет только то мероприятие, расходы на которое вы сможете покрыть сборами, а также во время которого вы сможете собрать значимый банк пожертвований. Если у вас есть возможность компенсировать расходы на проведение мероприятия за счёт доноров или привлеченных спонсоров, используйте её.

Дальше нужно распределить всех участников команды по задачам и поручить им определенные блоки работы — вот несколько крупных категорий:

- бронирование и осмотр площадки, кейтеринг;

- производство (стоек, декораций, мерча и т.д), логистика — если у вас есть дополнительное производство, нужно не только всё изготовить, но и вовремя доставить на площадку;

- координация людей на площадке (ведущие, волонтёры, гости);

- обеспечение бесперебойного звука и света на площадке и прочее.

График и расписание — когда всё идет по плану

После того, как вы всё расписали, произвели необходимые подсчёты, оптимизировали бюджеты, распределили блоки работы, можно наконец приступать непосредственно к реализации. Создайте по каждому блоку работ график выполнения отдельных заданий, чётко придерживайтесь его и периодически проверяйте, как идут дела, — проверяйте статус уже выполненных и запланированных задач.

И пусть всё получится!

Читайте также